Propstack API: Objekte automatisch auf die eigene Website bringen

Ein neues Objekt steht in Propstack. Danach pflegt jemand dieselben Daten noch einmal von Hand auf der Website, oder sie laufen über einen Export, dem niemand ganz traut. Irgendwann stimmt der Preis online nicht mehr, oder ein verkauftes Haus steht noch da.

Über ein WordPress-Plugin oder eine individuelle Anbindung über die Propstack API kommen Objekte automatisch auf eure Website, und Anfragen zurück ins CRM. Welcher Weg passt, entscheidet nicht die Technik. Es entscheidet euer Website-System und wie viel Kontrolle ihr über Freigabe, Off-Market und den Rückweg braucht.

Was kann die Propstack API, und was braucht ihr dafür?

Nicht gemeint ist ProsperStack, ein Werkzeug für Kündigungsabläufe von Abo-Anbietern, das bei der Suche nach „Propstack API“ oft mit auftaucht. Die Propstack API meint die Schnittstelle eures Makler-CRM, über die andere Systeme Objekte, Kontakte und weitere Daten lesen oder schreiben.

Das Prinzip ist bei jeder Anbindung gleich: Propstack bleibt das führende System. Objekte werden dort angelegt und gepflegt, von dort gehen sie auf die Website, in Portale oder an andere Programme. Übertragen werden Objektdaten mit Bildern, der Ansprechpartner und je nach Weg weitere Felder. Anfragen von der Website sollen in die Gegenrichtung laufen.

Dafür legt ihr in Propstack einen API-Schlüssel an und hinterlegt ihn im Zielsystem. Laut offizieller API-Dokumentation findet ihr die Verwaltung der Schlüssel unter Verwaltung, API-Schlüssel. Dort legt ihr Schlüssel für die API V1 oder V2 an, bearbeitet ihre Berechtigungen und seht in den Logs, in welchen Anfragen ein Schlüssel verwendet wurde. Der Schlüssel bekommt nur die Rechte, die das Zielsystem braucht. Ein Beispiel: Der Anbieter deep.rent lässt seinen Schlüssel laut eigener Hilfeseite Objekte und Kontakte lesen und nur Dokumente schreiben, mehr nicht. Fehlen Rechte, kommt eine Fehlermeldung statt Objekte. Das ist bei der Einrichtung der erste Punkt, den ihr prüft.

Welche Felder die Schnittstelle genau liefert und ob der Zugang in eurem Paket enthalten ist, klärt ihr vor dem Projekt mit Propstack. Ohne diese Zusage fangt ihr nicht an zu bauen.

Welche Wege gibt es, Propstack mit eurer Website zu verbinden?

Zwei Wege sind gängig. Sie unterscheiden sich darin, wer die Daten holt und wer sich kümmert, wenn etwas hakt.

OpenImmo-Export und WordPress-Plugin

Der klassische Weg für WordPress. Propstack exportiert die Objekte im OpenImmo-Format und legt sie per FTP oder SFTP auf eurem Webserver ab. Ein Plugin wie WP-ImmoMakler liest diese Dateien ein und baut daraus die Objektseiten. Für einen Teil seiner Funktionen braucht das Plugin zusätzlich einen API-Schlüssel aus Propstack. Den legt ihr, wie oben beschrieben, in der Schlüsselverwaltung von Propstack an und vergebt dort die Rechte, die der Plugin-Anbieter nennt.

Was das Plugin darüber hinaus abdeckt, etwa einen Abgleich des gesamten Bestands, die Kennzeichnung von Referenzobjekten, Mehrsprachigkeit oder die Übergabe von Anfragen an Propstack, steht in der Dokumentation des Anbieters. Nicht alles davon ist im Grundpaket enthalten, manches gibt es nur in der PLUS-Version. Prüft die Funktionsliste, bevor ihr euch festlegt.

Die Grenze: Das funktioniert nur mit WordPress. Ihr hängt am Plugin und an der Export-Einrichtung, und beides muss gepflegt werden.

Individuelle Anbindung über die Propstack API

Hier werden die Objekte über die Schnittstelle gelesen, Bedingungen wie „für die Website freigegeben“ geprüft und die Daten ins CMS eurer Website geschrieben. Das funktioniert mit Webflow genauso wie mit jedem anderen CMS, das eine Schnittstelle hat. Ihr bestimmt, welche Felder ankommen, wie sie heißen und wie sie dargestellt werden. Das ist der Weg mit der meisten Kontrolle. Es ist auch der Weg, bei dem jemand die Anbindung bauen muss und danach für Updates und Fehler zuständig ist. Ohne Entwickler oder Agentur im Rücken wird das schnell zur Dauerbaustelle. Wir bauen solche Anbindungen, betreiben sie und passen sie an, wenn sich etwas ändert.

Eine Abgrenzung noch: Propstack hat intern einen Workflow Builder und den KI-Assistenten Proppi. Beide automatisieren Abläufe innerhalb von Propstack, etwa das Weiterleiten von E-Mails nach Bedingungen. Die Verbindung zu eurer eigenen Website ersetzen sie nicht.

Welcher Weg passt zu eurer Website und eurem Büro?

Die Entscheidung hängt an vier Fragen. Beantwortet sie der Reihe nach, dann ist der Weg meist klar.

1. Auf welchem System läuft eure Website? WordPress: Das Plugin ist naheliegend. Webflow oder ein anderes System: Es bleibt die individuelle Anbindung.
2. Wie viel Kontrolle braucht ihr? Reicht euch der Standardumfang des Plugins, oder wollt ihr pro Objekt entscheiden, was online geht, eigene Felder zeigen und die Darstellung selbst bestimmen? Je mehr davon, desto eher eine individuelle Anbindung.
3. Wer kümmert sich, wenn etwas hakt? Beim Plugin sind es der Plugin-Anbieter und eure Agentur. Bei einer individuellen Anbindung ist es, wer sie gebaut hat. Klärt das vorher, nicht beim ersten Ausfall.
4. Steht ein Relaunch an? Dann plant die Anbindung von Anfang an mit. Nachrüsten kostet mehr Abstimmung, weil Felder und Vorlagen dann schon stehen.

Noch eine Einordnung: Propstack bietet eigene Projekt-Landingpages, auf denen zum Beispiel das Feld „Verfügbar ab“ erscheint. Für ein einzelnes Bauprojekt ist das praktisch. Eure Website mit Marke, Beratungsangebot und Inhalten für Google ersetzt das aus unserer Sicht nicht.

Wie steuert ihr, welche Objekte online gehen und wann sie wieder verschwinden?

Freigabe pro Objekt statt Komplettexport

Ein Komplettexport schiebt alles raus, was im CRM steht. Für ein Maklerbüro ist das selten gewollt. Off-Market-Objekte, Vorab-Aufnahmen und halbfertige Exposés gehören nicht auf die Website.

Die Lösung ist ein eigenes Feld im CRM, zum Beispiel ein Häkchen „Website“. Nur Objekte mit Häkchen gehen online. Alles andere bleibt intern, egal wie vollständig es gepflegt ist. Nur ausgewählte Einträge zu übernehmen statt des ganzen Bestands, so arbeitet übrigens auch deep.rent bei seiner Propstack-Anbindung.

Was passiert, wenn ein Objekt verkauft oder zurückgezogen wird?

Der Rückweg wird oft vergessen. Ein Objekt ist verkauft oder der Eigentümer zieht es zurück, und auf der Website steht es Wochen später noch. Interessenten rufen an, das Büro erklärt sich. Das kostet Zeit und wirkt unsauber.

Beim WordPress-Plugin übernehmen der Vollabgleich und die automatische Statuskennzeichnung für Referenzobjekte diese Aufgabe. Bei einer individuellen Anbindung muss der Rückweg bewusst mitgebaut werden: Häkchen raus oder Status „verkauft“, und das Objekt verschwindet oder wandert in die Referenzen. Wer das nicht einplant, hat ein Jahr später eine Website voller verkaufter Häuser.

Wie sieht „Häkchen im CRM, Objekt online“ bei einem Maklerbüro aus?

LAMPARTER Immobilien aus Coesfeld nutzt Propstack als CRM. Die Website läuft auf Webflow, ein WordPress-Plugin kam also nicht in Frage. Wir haben eine individuelle Anbindung gebaut, die wir selbst betreiben. Weitere Systeme sind nicht beteiligt.

Im Alltag läuft es so:

1. Das Team legt das Objekt in Propstack an und pflegt es dort: Titel, Preis, Texte, Bilder, Grundrisse, Ansprechpartner.
2. Ist das Objekt bereit für die Öffentlichkeit, setzt jemand im CRM das Häkchen für die Website.
3. Die Anbindung überträgt das Objekt ins Webflow CMS. Wenige Sekunden später ist es online, mit allen Bildern und dem richtigen Ansprechpartner.
4. Off-Market-Objekte bekommen kein Häkchen. Sie bleiben im CRM, die Website weiß nichts von ihnen.
5. Wird die Freigabe zurückgenommen, verschwindet das Objekt automatisch von der Website.

Niemand pflegt mehr doppelt. Das Häkchen ist für das Team schlicht der Klick auf Veröffentlichen. Kelwin Lamparter, Inhaber, beschreibt es so:

„Unsere Objekte pflegen wir nur noch an einer Stelle, in unserem CRM. Ein Klick auf Veröffentlichen, und wenige Sekunden später steht das Objekt mit Bildern, Preis und dem richtigen Ansprechpartner auf unserer Website. Darum muss sich bei uns im Alltag niemand mehr kümmern.“

Das Ergebnis seht ihr auf lamparter-immobilien.de. Wie wir Fachsystem und Website verbinden, steht auf unserer Seite zur Automatisierung.

Ihr seid unsicher, welcher Weg zu eurer Website passt? Im kostenlosen Prozess-Check (30 Min.) schauen wir, wo eure Objekte heute doppelt gepflegt werden und wie Freigabe, Off-Market und Anfragen sauber laufen.

Wie kommen Anfragen von der Website zurück in Propstack?

Das Objekt ist online, der Interessent füllt das Formular aus. Dann kommt die Anfrage als lose E-Mail ins Postfach, und jemand tippt sie ins CRM. Oder er vergisst es. Der Rückkanal ist der zweite Teil jeder Anbindung, und er wird genauso oft übersehen wie der Rückweg bei Objekten.

Beim WordPress-Plugin gibt es die automatische Zuordnung von Kontaktanfragen zu Quellen in Propstack. Sie ist der PLUS-Version vorbehalten. Bei anderen Website-Systemen schickt das Formular die Daten an die Anbindung, die sie weitergibt. Die Propstack API führt Kontakte als eigenen Bereich. Welche Felder ihr dabei befüllt, wie die Quelle zugeordnet wird und ob euer Schlüssel dafür Schreibrechte bekommt, klärt ihr vor dem Bau mit Propstack.

Innerhalb von Propstack geht es dann weiter: E-Mails lassen sich per Automatisierung anhand von Bedingungen weiterleiten, auch der DSGVO-Status lässt sich automatisch setzen. So landet die Anfrage beim zuständigen Makler statt im Sammelpostfach.

Das Prinzip ist nicht auf Immobilien beschränkt. Bei THECO Recycling, einem Entsorgungsbetrieb, wählt der Interessent im Formular sein Anliegen, etwa Transformator oder Kabel & Handel. Je nach Auswahl geht die Anfrage per Mail direkt an den zuständigen Ansprechpartner. Anderer Betrieb, gleiche Logik: Wer Anfragen automatisch ins CRM oder zum richtigen Kollegen bringt, muss keine mehr aus dem Postfach fischen.

Wovon hängt der Aufwand einer Propstack-Anbindung ab?

Was es kostet, hängt vor allem an zwei Dingen: wie viele Systeme beteiligt sind und wie viele Felder sauber ankommen müssen. Dazu kommen ein paar Punkte, die den Aufwand nach oben oder unten schieben.

• Beteiligte Systeme: nur Propstack und Website, oder zusätzlich Portale, Newsletter-Programm und weitere Werkzeuge.
• Umfang der Felder: Standardfelder reichen meist für die Objektseite. Eigene Felder, Objektarten und Ausstattungsmerkmale müssen einzeln zugeordnet werden.
• Bilder und Grundrisse: Bildversionen, Reihenfolge und Größen. Was im CRM unsortiert liegt, kommt unsortiert an.
• Mehrsprachigkeit: Jede Sprache ist ein eigener Datenstrom. Beim Plugin läuft das über ein zusätzliches Portal je Sprache.
• Rückkanal für Anfragen: mit oder ohne Zuordnung zum Ansprechpartner.
• Laufende Betreuung: Updates, Überwachung und ein Ansprechpartner, wenn etwas ausfällt.

Beim Plugin kommen Lizenz und Paketwahl hinzu, weil einige Funktionen an die PLUS-Version gebunden sind. Bei einer individuellen Anbindung zahlt ihr für den Bau und für die Betreuung. Beides gehört vorher in ein festes Angebot. Keine Überraschungen.

Was kann schiefgehen, und wer kümmert sich dann?

Vier Dinge sehen wir als Risiko, und alle lassen sich vorher klären.

• Fehlende Rechte am Schlüssel. Der API-Schlüssel hat nicht die Rechte, die das Zielsystem braucht. Ergebnis: Fehlermeldung, keine Objekte. Beim Anlegen genau die Rechte setzen, die gebraucht werden, nicht mehr und nicht weniger.
• Unvollständige Daten im CRM. Was in Propstack fehlt, fehlt auch auf der Website. Fehlender Grundriss, falscher Ansprechpartner, Preis ohne Einheit: Die Anbindung repariert keine Datenpflege.
• Abhängigkeit von Plugin oder Export. Ein Plugin-Update, ein Wechsel des Website-Systems oder ein geänderter FTP-Zugang, und die Verbindung steht. Haltet fest, wer das prüft.
• Unklare Zuständigkeit. Die Verbindung fällt aus, und keiner merkt es, bis ein Kunde anruft. Legt fest, wer Ausfälle sieht und wer sie behebt.

Zum Datenschutz ein Beispiel: deep.rent speichert den API-Schlüssel nach eigenen Angaben verschlüsselt auf dem Server, vergibt nur die nötigen Rechte, nutzt durchgehend HTTPS und hält sensible Daten aus Logs und Fehlermeldungen heraus. Aus unserer Sicht sollte das der Mindeststandard für jeden Dienstleister sein. Wo die Anbindung betrieben wird und ob ihr einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung braucht, klärt ihr mit dem, der sie betreibt.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung im Einzelfall. Alle Angaben ohne Gewähr, Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung.