n8n vs Make vs Zapier: Welches Tool passt zu eurem Betrieb?

Anfragen aus dem Website-Formular tippt jemand von Hand ins CRM. Angebote pflegt ihr in einem zweiten System nach. Ein Mitarbeiter schlägt n8n vor, ein Bekannter schwört auf Make, und das alte Zapier-Konto versteht keiner mehr.

Bei n8n vs Make (und Zapier) entscheidet die Zahl der Integrationen wenig. Den Ausschlag geben drei Fragen: Wo dürfen eure Daten liegen, wer betreut die Workflows dauerhaft, und wie viel Volumen läuft durch? Zur Offenheit: Wir arbeiten selbst mit n8n. Trotzdem sagen wir unten klar, wann Make oder Zapier besser passt.

n8n vs Make vs Zapier: Was unterscheidet die drei im Kern?

Make ist ein Cloud-Dienst mit visuellem Editor. Ihr zieht Module auf eine Fläche, verbindet sie und baut so ein Szenario. myAImatch beschreibt Make als visuelle No-Code-Automatisierung. Eigenen Code könnt ihr inzwischen über die App Make Code in JavaScript oder Python einbinden. Den Betrieb auf einem eigenen Server bietet Make laut einem Vergleich von tuanops.dev (2026) nicht.

n8n arbeitet ebenfalls visuell und lässt ebenfalls eigenen Code zu. In sogenannten Code-Nodes schreibt ihr Logik in JavaScript oder Python, wenn die fertigen Bausteine nicht reichen. Der große Unterschied: n8n gibt es als Cloud-Version und zum Betrieb auf einem eigenen Server. Dann entscheidet ihr, wo die Software läuft.

Zapier ist der dritte Name, der in fast jedem Gespräch fällt. Auch Zapier läuft als Cloud-Dienst. Aus unserer Sicht ist es der einfachste Einstieg für kurze Abläufe mit zwei oder drei Schritten: Etwas passiert in System A, daraufhin passiert etwas in System B. Bei langen, verzweigten Abläufen wird es nach unserer Einschätzung schneller unübersichtlich.

Beim Thema KI liegen n8n und Make nah beieinander. n8n bietet KI-Agenten mit Sprachmodell-Bausteinen, Speicher und Werkzeugnutzung. Make hat laut ClickUp eigene KI-Agenten und KI-Apps. Für eure Entscheidung ist das kaum noch ein Unterscheidungsmerkmal.

Warum die Zahl der Integrationen wenig über eure Systeme sagt

Fast jeder Vergleich beginnt mit der Zahl der Integrationen. Die Angaben gehen weit auseinander. myAImatch nennt für Make über 3.000 Apps und für n8n über 500 Integrationen. tuanops.dev kommt 2026 auf über 1.500 bei Make und rund 400 bei n8n, fahimai.com auf mehr als 2.000 bei Make.

Für euch ist das zweitrangig. Ihr nutzt keine 3.000 Programme, sondern vielleicht fünf. Die Frage lautet also: Sind genau diese fünf sauber angebunden?

Sauber heißt: Die Anbindung kann das, was euer Ablauf braucht. Sie liest und schreibt die Felder, die ihr nutzt. Sie reagiert, wenn sich im System etwas ändert, etwa wenn ein Objekt freigegeben wird. Eine Anbindung, die nur Kontakte anlegt, hilft wenig, wenn ihr auch Angebote übertragen wollt.

Fehlt eine fertige Anbindung, ist das noch kein Ausschluss. Hat euer System eine dokumentierte API, bindet n8n es über den HTTP-Request-Node an. Das braucht mehr technisches Verständnis als ein fertiger Baustein. Dafür seid ihr nicht auf die Liste des Anbieters angewiesen.

So prüft ihr das in einer Stunde:

1. Schreibt alle beteiligten Systeme auf: Website, CRM, Branchensoftware, Buchhaltung, E-Mail.
2. Notiert pro System, welche Daten hinein und welche heraus müssen.
3. Sucht bei jedem der drei Anbieter einzeln nach einer fertigen Anbindung und prüft, welche Aktionen sie unterstützt.
4. Wo nichts fertig ist, fragt beim Hersteller eures Systems nach einer API und ihrer Dokumentation.

Danach habt ihr eine belastbare Grundlage statt einer Zahl aus dem Marketing. Welche Verbindungen im Mittelstand typisch sind, zeigen wir auf unserer Seite Website, CRM und Fachsysteme verbinden.

Wo liegen eure Kundendaten bei n8n, Make und Zapier?

Durch fast jeden Workflow laufen personenbezogene Daten. Namen, Telefonnummern, Formularinhalte, Notizen aus dem CRM. Trotzdem fehlt dieses Kriterium in den meisten Vergleichen.

aitoolcrunch.com beschreibt ein Startup aus dem Gesundheitsbereich mit Compliance-Vorgaben. Dort wird die Kontrolle über den Betriebsort zum Entscheidungskriterium. Aus unserer Sicht ist das bei Kundendaten aus Formular und CRM nicht viel anders.

Cloud-Dienste: Make, Zapier und n8n Cloud

Bei einem Cloud-Dienst laufen eure Daten über die Server des Anbieters. Das ist kein Hindernis, wenn Vertrag und Standort stimmen. Klärt die Punkte aber vor der Entscheidung und nicht danach.

Prüft bei jedem Anbieter:

• in welchen Rechenzentren die Daten verarbeitet werden und ob ihr eine Region in der EU wählen könnt
• ob es einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt und wie ihr ihn abschließt
• welche Sicherheitszertifizierungen der Anbieter vorweisen kann
• ob und wie lange die Inhalte einzelner Läufe gespeichert werden

Diese Angaben ändern sich mit der Zeit. Verlasst euch deshalb auf die aktuellen Unterlagen der Anbieter, nicht auf Vergleichsseiten. Bezieht euren Datenschutzbeauftragten ein: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

n8n auf dem eigenen Server

Betreibt ihr n8n selbst, laufen die Daten über einen Server, den ihr auswählt. Das kann ein Server in einem deutschen Rechenzentrum sein oder einer in eurer eigenen Infrastruktur. Ihr wisst also genau, wo die Daten liegen.

Der Preis dafür ist Verantwortung. Sicherheit, Zugriffsrechte und Datensicherung liegen dann bei euch oder bei eurem Dienstleister. Ein schlecht gepflegter eigener Server ist kein Gewinn für den Datenschutz.

Wer kümmert sich um die Workflows, wenn sie einmal laufen?

Ein Workflow ist nie ganz fertig. Der Hersteller eures CRM ändert seine Schnittstelle, im Formular kommt ein Feld dazu, ein Zugang läuft ab. Plötzlich überträgt der Ablauf nichts mehr. Die Einrichtung ist der kleinere Teil.

Beim selbst gehosteten n8n kommt der Server dazu. Jemand muss Updates einspielen, die Erreichbarkeit überwachen und Datensicherungen anlegen und testen. Fällt der Server aus, stehen alle Abläufe still. Das ist machbar, braucht aber eine klare Zuständigkeit.

Bei Make, Zapier und n8n Cloud übernimmt der Anbieter den Server. Vergleichsseiten wie aitoolcrunch.com empfehlen Make deshalb für Teams, die keine Infrastruktur pflegen wollen. Die Logik eurer Workflows bleibt trotzdem eure Aufgabe. Ändert sich ein Feld im CRM, passt sie niemand für euch an.

Der heikelste Punkt im Alltag sind stille Fehler. Bricht ein Ablauf ab, ohne dass jemand eine Nachricht bekommt, merkt es oft erst der Kunde. Er wartet auf eine Rückmeldung, die nie kommt. Prüft bei jedem Werkzeug, wie es euch bei fehlgeschlagenen Läufen benachrichtigt, und richtet das von Anfang an ein.

Dazu kommt das Kollegen-Risiko. Ein technisch versierter Mitarbeiter baut alles auf, und niemand sonst versteht es. Verlässt er das Unternehmen, steht ihr vor Abläufen, die keiner mehr anfassen will. Drei Dinge helfen:

• eine kurze Beschreibung jedes Ablaufs: Auslöser, beteiligte Systeme, was am Ende passiert
• ein zweiter Zugang mit vollen Rechten, nicht nur der des Erstellers
• eine klare Zuständigkeit, intern oder bei einem Dienstleister

Was kosten n8n, Make und Zapier, wenn das Volumen wächst?

Die drei rechnen unterschiedlich ab. Make arbeitet mit Credits: Laut aitoolcrunch.com verbraucht jedes Modul eines Szenarios pro Lauf Guthaben. n8n Cloud rechnet nach Ausführungskontingent ab, also nach der Zahl der Läufe. Bei Zapier prüft ihr die aktuelle Abrechnungslogik am besten direkt beim Anbieter.

Bei verbrauchsabhängiger Abrechnung wachsen die laufenden Kosten mit jeder Anfrage und jedem zusätzlichen Schritt. tuanops.dev rechnet 2026 vor: Ein Szenario mit zehn Modulen, das 50-mal am Tag läuft, verbraucht rund 15.000 Credits im Monat. Bei hohem Volumen wird das Credit-Modell demnach teuer.

Selbst gehostetes n8n hat keine Ausführungslimits. Die Kosten verschwinden aber nicht, sie verschieben sich. Statt pro Lauf bezahlt ihr Server, Updates, Überwachung und die Zeit dessen, der sich kümmert.

Ist n8n also teuer? Das hängt weniger an der Lizenz als am gesamten Aufwand. Den bestimmen vor allem diese Faktoren:

• Anzahl der Systeme: Jedes zusätzliche System bringt eine Anbindung, die gebaut und gepflegt werden muss.
• Vorhandene Schnittstellen: Eine fertige Anbindung ist schneller eingerichtet als eine eigene über die API.
• Volumen: Viele Läufe treiben bei Verbrauchsabrechnung die Kosten, beim eigenen Server kaum.
• Komplexität der Logik: Ein Ablauf mit drei Schritten ist etwas anderes als einer mit Verzweigungen, Prüfungen und Fehlerbehandlung.
• Laufende Betreuung: Wer überwacht, wer passt an, wer reagiert bei Fehlern?

Wer nur auf den Monatsbetrag schaut, vergleicht das Falsche. Zwei einfache Abläufe in der Cloud können günstiger sein als ein eigener Server, den niemand richtig betreut.

n8n oder Make: Welches Tool passt zu welchem Ablauf?

Statt nach Nutzertyp zu entscheiden, lohnt der Blick auf den konkreten Ablauf. Hier sind vier typische Fälle aus dem Mittelstand und das, was jeweils den Ausschlag gibt.

Anfrage aus dem Formular ins CRM

Hier fließen genau die Daten, die besonders schützenswert sind: Namen, Kontaktdaten, das Anliegen. Das Volumen ist meist überschaubar. Den Ausschlag geben deshalb der Datenstandort und die Frage, ob euer CRM fertig angebunden ist.

Ein typischer Ablauf sieht so aus:

1. Ein Interessent schickt das Formular auf eurer Website ab.
2. Der Workflow legt sofort einen Kontakt im CRM an, mit Quelle, Formulardaten und Zeitstempel.
3. Das zuständige Team bekommt eine Nachricht.
4. Der Interessent erhält eine Bestätigung per E-Mail.

Eine einfachere Form der Anfrageverteilung nutzt THECO Recycling. Im Kontaktformular wählt der Interessent unter „Worum gehts?“ sein Anliegen, etwa Transformator, Kabel & Handel oder Logistik. Je nach Auswahl geht die Anfrage per Mail direkt an den zuständigen Ansprechpartner. Die Website ist mit Webflow gebaut. Die Zuordnung der Dropdown-Auswahl im Formular zum passenden Ansprechpartner wird durch n8n unterstützt.

Fachsystem auf die Website

Objekte, Stellenangebote oder Referenzen liegen in einer Branchensoftware und sollen auf der Website erscheinen. Das Volumen hängt davon ab, wie oft sich Einträge ändern. Entscheidend ist, ob die Branchensoftware eine API hat und ob sich das CMS der Website per Schnittstelle befüllen lässt. Fehlt eine fertige Anbindung, spricht das für n8n mit dem HTTP-Request-Node.

Angebot und Rechnung automatisch

Hier hängen Geld und Fristen dran. Ein Fehler fällt sofort auf, beim Kunden oder in der Buchhaltung. Deshalb geben Fehlerbehandlung und Betreuung den Ausschlag: Wer merkt es, wenn ein Angebot nicht erstellt wurde? Prüft außerdem, ob eure Buchhaltungssoftware bei dem Werkzeug eurer Wahl angebunden ist.

Dashboard statt fünf Logins

Ein Dashboard sammelt Zahlen aus mehreren Systemen an einer Stelle. Dafür laufen regelmäßig viele kleine Abfragen. Das Volumen ist hier der wichtigste Faktor, denn bei verbrauchsabhängiger Abrechnung zählt jeder Lauf mit. Auf einem eigenen Server fällt die Zahl der Läufe bei den Kosten kaum ins Gewicht.

Wann Make oder Zapier die bessere Wahl ist

Make oder Zapier passen aus unserer Sicht gut, wenn ihr wenige, einfache Abläufe habt und niemand einen Server betreuen soll. Eure Systeme sollten dort fertig angebunden und die Datenschutzfragen geklärt sein. Dann seid ihr schneller startklar als mit einem eigenen Server.

Zwischen Make und Zapier entscheidet nach unserer Einschätzung die Logik. Make spielt seine Stärke bei verzweigten Szenarien mit mehreren Wegen aus. Zapier ist bei sehr einfachen Abläufen der schnellste Einstieg.

n8n lohnt sich, wenn viele Daten durchlaufen, wenn ihr bestimmen wollt, wo sie liegen, oder wenn eure Systeme nur per API erreichbar sind. Dann braucht ihr aber jemanden, der den Betrieb übernimmt.

Die Reihenfolge bleibt deshalb gleich: erst den Prozess klären, dann das Werkzeug wählen. Welche Systeme sind beteiligt, welche Daten fließen, wer betreut den Ablauf? Genau das gehen wir im kostenlosen Prozess-Check (30 Min.) mit euch durch. Danach wisst ihr, welches Werkzeug zu eurem Ablauf passt.

Wie das im Alltag aussieht: Objekte aus Propstack automatisch auf der Website

LAMPARTER Immobilien aus Coesfeld pflegt seine Objekte nur noch im CRM Propstack. Ein n8n-Workflow überträgt sie ins Webflow CMS der Website. Weitere Systeme sind nicht beteiligt.

Der Ablauf im Alltag:

1. Das Team pflegt das Objekt in Propstack: Titel, Preis, Texte, Bilder, Grundrisse und Ansprechpartner.
2. Für die Website setzt es bei jedem Objekt einzeln ein Häkchen.
3. Wenige Sekunden später steht das Objekt im Webflow CMS und ist online.
4. Wird die Freigabe zurückgenommen, verschwindet das Objekt automatisch wieder von der Website.

Off-Market-Objekte bekommen kein Häkchen und bleiben intern. Inhaber Kelwin Lamparter fasst es so zusammen: „Darum muss sich bei uns im Alltag niemand mehr kümmern.“

n8n war hier Mittel zum Zweck. Entscheidend war der saubere Prozess: eine Stelle für die Pflege, eine klare Freigabe, ein Abgleich in beide Richtungen.

Ihr wollt wissen, welcher Ablauf bei euch am meisten Zeit frisst und welches Werkzeug dazu passt? Prozess-Check vereinbaren: 30 Minuten, und ihr wisst, ob sich der Aufwand lohnt.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung im Einzelfall. Alle Angaben ohne Gewähr, Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung.